Escuchar en una empresa que se va a llevar a cabo una auditoría, provoca inquietud en los empleados. Se asocia a algo negativo cuando la realidad es bien distinta. Cada vez es más frecuente hacer auditorias en las empresas por iniciativa propia, con la finalidad de conocer el funcionamiento de la empresa. No hay sector que se libre, bancos, fábricas, comercios… son susceptibles de pasar una auditoría, sin que ello suponga un fator negativo.
Una auditoría es, sencillamente, una revisión sistemática de una actividad o situación, con objeto de evaluar si se cumple con las reglas o criterios pretendidos. En otras palabras, un examen empresarial. Actualmente, nos encontramos inmersos en un contexto en el que la tecnología evoluciona y, lo hace a gran velocidad, de tal manera que, las empresas dependen cada vez en mayor medida, de sus sistemas informáticos. Sin ellos, no son capaces de funcionar de forma eficaz, por lo que la auditoría tecnológica, se ha convertido en la herramienta fundamental, a la hora de garantizar la eficiencia, seguridad y continuidad de cada negocio.
Realizar una auditoría en el área tecnológica de la empresa, implica una evaluación exhaustiva de la infraestructura, las políticas y las operaciones relacionadas con las tecnologías de la información. El objetivo no es otro que determinar si los controles establecidos, son los más adecuados para proteger los activos, garantizar la integridad de los datos y mantenerlos en línea con los objetivos corporativos. Aparte de realizar controles de seguridad física, los auditores, revisan los controles comerciales y financieros que se encuentren relacionados con los sistemas informáticos.
Puesto que la automatización en las empresas es algo cada vez más común, llevar a cabo este tipo de auditorías, relacionadas directamente con los aspectos informáticos, resultan esenciales, dado que permiten adquirir un mayor control interno en los sistemas de información.
Finalidad de una auditoría de la tecnología
Una auditoría tecnológica o de tecnologías y sistemas de información, es un proceso de análisis integral, mediante el que se evalúa el estado de la infraestructura tecnológica de las empresas. Así nos lo explican desde Crowe, sus expertos en auditoría que realizan análisis de todo lo relacionado con la informática: hardware, softwares, redes, sistemas de seguridad, aplicaciones, servicios en la nube, procesos y políticas incluidos. Son un objetivo principal: detectar posibles ineficiencias, vulnerabilidades, riesgos y oportunidades de mejora, lo que permite asegurar que la tecnología se encuentre en línea con los objetivos a nivel estratégico de la empresa.
La evaluación de los sistemas y procesos existentes en el momento de la auditoria, se realiza para proteger los datos de la empresa, una vez se obtiene un reporte de las infraestructuras que se auditan. Otro de los objetivos, persigue identificar las posibles amenazas, asociadas con los activos de información de la empresa, mediante un riguroso y exhaustivo análisis de riesgos, tras el cual se minimizan los mismos. Al verificar que los procesos de gestión de la información, cumplen con la ley, política y estándar de tecnología de la información aplicables, se cumple otro de los objetivos de la auditoría. Con la identificación de las ineficiencias operativas en los sistemas, se pueden subsanar los errores.
Todo esto convierte a las auditorías tecnológicas en una práctica tan buena como importante que, para muchas empresas, debería convertirse en prioridad. Algunas de las razones que hacen que resulte tan imprescindible son las siguientes:
- Permite detectar las vulnerabilidades en seguridad, identificando los puntos débiles de la infraestructura.
- Evita la obsolescencia tecnológica, al detectar equipos o sistemas que ya no cumplen con los estándares y cuyo rendimiento no es óptimo.
- Optimiza los costes, identificando aquellos recursos infrautilizados o innecesarios.
- Mejora la toma de decisiones, proporcionando una visión clara del estado de la tecnología, lo que permite facilitar la planificación de nuevas inversiones o estrategias de transformación digital.
- Garantiza el cumplimiento normativo, asegurando que las empresas cumplen las normativas correspondientes, evitando que se produzcan sanciones o problemas legales.
De manera que una auditoría se realiza siguiendo cuatro fases, perfectamente definidas. Una vez se concretan los objetivos de la auditoría y se informa a las partes implicadas, se siguen los pasos que citamos a continuación:
- Realización de un estudio inicial, llevando a cabo un análisis de la situación que permite comprender la organización, su infraestructura, los procesos que siguen, así como otros aspectos. Además de definir el alcance de la auditoría, los objetivos que persigue para mejorar la empresa y las herramientas a utilizar.
- Ejecución de la auditoría. Esta segunda fase consiste en la etapa en la que se realiza la auditoría, siguiendo el plan de trabajo establecido. A lo largo de esta fase, se estudia en profundidad el funcionamiento del área tecnológica y se detectan las mejoras que se pueden aplicar para optimizar el rendimiento. Dentro de esta fase se aconseja seguir una serie de pasos de los que hablaremos más adelante.
- Informe de la auditoría. Una vez que se han realizado los pasos que componen la ejecución de la auditoría, se realiza un informe completo en el que se incluyen las recomendaciones de mejora, los costes asociados y las soluciones concretas, junto con la previsión del rendimiento mejorado.
- Fase de control para implementar las mejoras y soluciones que recoge el informe. Esta fase es importante a la hora de verificar que las soluciones adoptadas, funcionan correctamente y se alcanzan los objetivos establecidos.
Cumplidas estas fases, puede darse por finalizada la auditoría tecnológica. Lo que implica una serie de beneficios para la empresa, como veremos a continuación.
Ejecución y beneficios de una auditoría tecnológica
Párrafos atrás, hablábamos de la fase de ejecución de una auditoría tecnológica, dentro de la que se llevan a cabo otra serie de pasos. El primero de los cuales es la realización de un escaneo completo de la red, en el que se revisan y evalúan ciertas áreas de la red, para detectar software malicioso, confirmar que el software de seguridad esta instalado y funciona como es debido, verificar el funcionamiento del cortafuegos, comprobar la seguridad física de la red y, asegurar que los servidores se encuentran montados y alimentados de forma redundante y con la refrigeración adecuada.
El segundo paso, implica auditar el software que utiliza la empresa, verificando los recibos, el acuerdo de licencia y las versiones de cada aplicación, asegurando de que se cuenta con la versión más actualizada. Se elimina el software no utilizado y se buscan alternativas al mismo, reemplazándolo por uno mejor. Además de identificar la falta de algún software que puede ser necesario y buscando alternativa.
Auditar el hardware y verificar que funcione correctamente es lo que sigue. Asegurarse de que computadoras y dispositivos utilizan plataformas que garantizan la máxima compatibilidad y reducen los costes. Registrar cada pieza de los equipos que utiliza la empresa, incluyendo información detallada como puede ser la ubicación, el número de modelo, de serie, la fecha de compra, copia del recibo…
Por último, se procede a auditar los sistemas de respaldo, lo que permite prepararse ante cualquier inconveniente. En este paso hay que asegurarse de utilizar un medio de almacenamiento actualizado, en una ubicación fuera del sitio para garantizar la protección de los datos, comprobar que los medios pueden verificar las copias y simplificar el proceso de recuperación y restauración.
Siguiendo todos estos pasos, se realiza una auditoría tecnológica que proporciona una serie de beneficios, a la hora de gestionar las tecnologías de la información dentro de las empresas. Entre estos beneficios, se pueden destacar la obtención de una completa comprensión el estado actual de la tecnología, incluyendo los antivirus, las políticas implementadas, la seguridad de las contraseñas, los puntos débiles, las brechas, los recursos humanos, etc.
Además de determinar si se están utilizando las herramientas y tecnologías adecuadas, a la hora de administrar las bases de datos y la información en general. También proporciona información para conocer las nuevas tecnologías disponibles y en que medida pueden ser aplicadas en la empresa. Lo que implica un aumento del patrimonio tecnológico de las organizaciones y un refuerzo de la estrategia de la empresa.
De manera que, una auditoría tecnológica, consiste en un proceso fundamental en cualquier empresa. Sobre todo, si pretende mantenerse actualizada y ser competitiva dentro de un mercado que se encuentra en constante cambio. Estas auditorías, permiten reforzar la ciberseguridad, la gestión de riesgos e, implementar un entorno que se encuentre en mejora contina, dentro de cada modelo de negocio. Teniendo en cuenta que los ciberataques pueden llegar a mermar la productividad y rentabilidad del negocio.
Llevar a cabo una auditoria, permite a las compañías identificar aquellas áreas susceptibles de mejora en la infraestructura, optimizar los procesos y tomar las medidas necesarias, a la hora de proteger los activos digitales. Conocer el estado actual de la tecnología y las ultimas innovaciones al respecto, permite a las empresas desarrollar una estrategia de negocio mas sólida con la que avanzar hacia el futuro.
Ahora toca perder el miedo a las auditorías y considerarlas aliadas. Un buen examen de la empresa en cada una de sus áreas, permite encontrar los puntos susceptibles de mejora y actuar en consecuencia. De manera que lo que se consigue es beneficiar al negocio.
